Meeting in Marrakesch

Text: Geraldine Friedrich

Firmen-Veranstaltungen abseits des Alltags schaffen bleibende Erinnerungen. Wenn die Events richtig auf Kunden und Mitarbeiter zugeschnitten sind.

Im Luxushotel „Royal Mansour“ in Marrakesch können Firmen auch ihre Veranstaltungen abhalten, wenn sie das nötige Kleingeld dafür investieren.

Das beste Verkaufsteam darf für zwei Tage zum Spaß-Trip nach Rom. Die Mitarbeiter einer frisch gegründeten Abteilung sollen sich in einem Workshop besser kennenlernen. Der Lieferant will seine wichtigsten Kunden zum Tag der offenen Tür einladen – bei der Organisation solcher Veranstaltungen steht stets die eine Frage: Organisieren lassen oder selber machen?

„20 Leute zu einem Kurztrip in ein nettes Hotel nach Mallorca einzuladen, bei der sich das Programm darauf beschränkt, dass der Chef zwei feurige Reden hält, das schafft man vielleicht noch selbst“, erklärt Jan Kalbfleisch, Geschäftsführer des Famab Kommunikationsverband e.V. und damit Branchenvertreter sämtlicher darin organisierter Event-Agenturen. Aber sobald ein Programm abseits des reinen Vergnügens gefragt sei,
werde es komplex: „Wenn man die Leute mit einer Botschaft erreichen will, ist eine zweitägige Reise allein oft nicht genug.“

Mittelständler seien durchaus bereit, 20.000 Euro für Anreise, Unterkunft und Catering
auszugeben. „Hätten sie aber 10.000 Euro mehr in die Hand genommen, beispielsweise weil eine Agentur ihnen ein maßgeschneidertes Programm zimmerte, hätten sie auch ihre
Kommunikationsziele erreicht“, betont Kalbfleisch, der als Vertreter seiner Zunft selbstverständlich eine Lanze für externe Dienstleister bricht.

Workshop zur Willensbildung

Wichtige Fragen vorab: Was genau will die Firma mit ihrem Event überhaupt erreichen? Und wen – Mitarbeiter, Kunden, Journalisten oder breite Öffentlichkeit? Wie viele Besucher kommen? Was darf es kosten? Ganz grob unterscheidet die Branche zwischen drei Typen: „Public Events“, dazu gehört ein „Tag der Offenen Tür“ oder die öffentliche Präsentation eines neuen Produkts. Zweitens: Mitarbeiter-Events, drittens: Kunden-Events.

An den Antworten auf die genannten Fragen orientiert sich auch die Suche nach geeigneten Dienstleistern und Veranstaltungsorten. Für Anja Häberle, Account Director bei Phocus Brand Contact in Nürnberg, hat aus diesem Grund ein gutes Briefing oberste Priorität. Ihrer Erfahrung nach ist es häufig so, dass Mittelständler oft noch keine genaue Vorstellung haben: „Bei solchen Kunden ist sehr viel Fingerspitzengefühl gefragt. Sie benötigen meist erst eine ausführliche Beratung.“

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Bild: Royal Mansour Marrakesh